Já perdi as contas de quantas conversas tive com donos de agência digital frustrados. Eles me dizem algo assim: o movimento cresce, chega projeto novo, a equipe se vira em mil, e mesmo assim, a conta no final do mês continua apertada. É a velha história: quanto mais trabalho, mais corre, mas o lucro não acompanha, e a liberdade tão prometida pelo empreendedorismo parece escorrer entre os dedos.
Se esse retrato soa familiar, você não está sozinho. Eu já vivi a rotina exaustiva, onde executar, vender, atender cliente e resolver tudo sozinho é a regra, e a margem, quase um detalhe. Precisei entender a fundo por que esse cenário é tão comum e como sair desse ciclo. Esse artigo é justamente minha tentativa de colocar tudo de forma prática, para que você que sente que trabalha demais e lucra de menos, encontre caminhos reais para mudar o jogo.
Menos caos, mais resultado. Isso é possível.
Por que tantas agências batalham muito e ganham pouco?
Eu já percebi que, por trás de tantas horas extras e resultados modestos, quase sempre existe uma raiz comum: falta de gestão clara. O crescimento do mercado digital, com dados como os 480 milhões de dispositivos em uso no Brasil em 2024 e o avanço das vendas online, abriu portas para muita gente. Mas nem todo empreendedor está preparado para estruturar o negócio.
Na pressa de captar clientes, crescer o time e entregar cada vez mais, detalhes vitais passam despercebidos: a precificação é feita no chute, o dono resolve de tudo um pouco (e muito), e os processos viram uma grande colcha de retalhos. O resultado? Faturamento pode até subir, mas o lucro… nem tanto.
O círculo vicioso do “eu faço tudo”
Em muitas agências, principalmente as que ainda não passaram por uma aceleração como as que conheço e acompanho na Agências Lucrativas, o dono é a operação. Ele vende, executa, atende, fecha contratos, faz o relatório e finaliza o mês tentando entender para onde foi o dinheiro. Já passei anos nessa função. E, sinceramente? Esse modelo não se sustenta por muito tempo sem desgaste e limitação de crescimento.
Misturar pessoal, negócio e crescimento
Outro hábito comum é misturar contas pessoais com da agência, inflando receitas ou deixando custos invisíveis. Achar que “mais clientes resolve” só agrava o cenário, pois, sem processos, cada cliente novo traz mais trabalho do que dinheiro. Já vi muitos sentindo que estão à beira do colapso.
Erros mais comuns que mantêm o empreendedor preso ao ciclo
De tudo que já analisei - cases de sucesso, cases de dor e muitas conversas em mentorias e eventos -, alguns erros sempre aparecem. Alguns até parecem inofensivos, mas juntos cria-se o cenário do trabalho excessivo e lucro minguado. Veja se você se identifica com algum deles:
- Não saber calcular o custo real e a margem: Não entender quanto cada serviço custa (tempo, ferramentas, impostos), resulta em cobrar menos do que deveria, minando o lucro.
- Precificar pelo “achismo” ou copiando outras agências do mercado, sem considerar seu próprio contexto.
- Aceitar qualquer cliente, mesmo desalinhado com seu perfil ou objetivo, só para girar a máquina ou por medo de perder vendas.
- Misturar execução, atendimento, vendas e gestão, sobrecarregando o tempo e a energia do dono.
- Não ter uma rotina comercial clara, sustentada em pipeline e follow-up. O comercial é reagente, não ativo.
- Operar de forma artesanal, dependendo do improviso e da presença do dono para que tudo funcione.
- Falta de pacotes e contratos recorrentes, vivendo de projetos pontuais de baixo valor.
- Não acompanhar main métricas financeiras: margem (por serviço e geral), custo de aquisição (CAC), lifetime value (LTV), churn.
Falando em métricas, dados da FGVcia mostram que um aumento de 1% em investimento em TI pode representar até 7% a mais de lucro dois anos depois. Ou seja, controlar os números é o básico que abre portas para ajustes e crescimento real.
Gestão é o que separa agência refém do trabalho de agência lucrativa.
Como corrigir: O método para aumentar lucro com menos esforço
Foram anos até eu entender que não era trabalhando o dobro que meu negócio avançaria, mas organizando método, controle e posicionamento. E tem jeito, sim. Vou mostrar agora quais são os ajustes práticos que fizeram sentido para mim e para as mais de 5.000 agências já acompanhadas pela Agências Lucrativas:
Precificação estratégica
O primeiro ponto é parar de precificar "no olho" ou só levando em conta quanto a concorrência cobra. Um serviço só é rentável se cobre os custos - diretos e indiretos - e gera uma margem saudável.
- Levante custo de equipe, ferramentas, impostos, tempo dedicado e margem desejada.
- Dê valor à sua entrega diferenciando técnica e criatividade no preço.
- Avalie lucratividade por tipo de serviço, cliente ou projeto.
No conteúdo sobre como definir preços de serviços digitais, detalho cálculos simples que podem ser aplicados até por quem não é de finanças. Se quiser manter o negócio vivo (e respirando), recomendo criar sua tabela de preços olhando para dentro, e não para fora.
Padrão de pacotes e clareza de oferta
Oferecer serviços soltos é como vender sorvete derretendo ao sol: cada cliente pede “um pouquinho diferente”, e você precisa reaprender a servir a cada semana. Quando comecei a montar pacotes bem definidos, com níveis de entrega claros, ficou não só mais fácil vender, mas a margem subiu. E o cliente entende o valor, pois tudo é tangível.
- Selecione os serviços mais pedido e rentáveis
- Monte pacotes (ex: básico, intermediário, premium) já prevendo tempo, mão de obra, ferramentas e margem mínima
- Deixe isso visível e bem explicado na proposta
Pacote bom evita refação. Margem cresce com padrão.
Controle financeiro e projeção
Já vi excelentes estrategistas quebrando porque “não olham para o caixa” - palavra deles, não minha. Faça questão de acompanhar:
- Fluxo de caixa: entradas, saídas, saldo
- Custo fixo mensal real
- Margem por tipo de serviço
- Previsão de faturamento recorrente e pontual
Abra uma planilha básica (ou um dashboard, se preferir) e crie rotina quinzenal para analisar esses pontos. Me agradeça depois, pois essa clareza te protege de decisões ruins ou de trabalhar seis meses para pagar pra trabalhar.
Revisão de processos e delegação
Muitas vezes, a agência não cresce porque tudo gira em torno do dono. Padronizar o onboarding do cliente, definir SLAs (prazos) e playbooks para a equipe torna a entrega uniforme e rentável. O segredo é identificar tarefas repetitivas e delegar ou automatizar.
- Separe a venda, a análise e a entrega: cada um cuida do seu pedaço.
- Use ferramentas de gestão de tarefas, CRM (aqui vai um convite: procure plataformas integradas e não faça tudo no papel).
- Automatize e-mails, follow-ups e até briefings padrões.
O relatório da FGVcia de 2023 mostra aumento do investimento em TI, chegando a 9% da receita em muitas empresas. Isso se traduz em corte de tarefas manuais e ganho em previsibilidade e escala, além de liberar tempo do dono para o estratégico.
Foco total no cliente ideal (ICP)
Aceitar qualquer serviço só para manter o fluxo gera desânimo. Na Mentoria BlackBox da Agências Lucrativas, insisto: claro foco no ICP (Ideal Customer Profile) é o que separa agências com agenda lotada das que vivem apagando incêndio. Para revisar isso:
- Liste seu perfil de cliente mais lucrativo (segmento, porte, ticket médio, tempo de contrato).
- Evite propostas para quem pergunta só do preço, mas ignore qualidade/processo.
- Concentre esforços de marketing e prospecção onde você gera mais resultado e margem.
Uma vez filtrei minha base e “enxuguei a carteira em quase 30%”: perdi volume, mas quase dobrei minha margem. Parece contraintuitivo, mas, às vezes, crescer é cortar excesso.
Rotina comercial previsível
A agência de verdade cresce quando o pipeline de vendas funciona. Nada de rezar por indicações - o comercial precisa ser planejado. O uso de funil, CRM, metas de leads, reuniões de acompanhamento semanal e follow-up automático são diferenciais. Não existe escala sem rotina de prospecção.
Se quiser aprofundar as rotinas de gestão e vendas, recomendo olhar os aprendizados da categoria de gestão do blog da Agências Lucrativas.
Como clareza operacional aumenta o lucro e traz liberdade
Quando decidi investir em processos, aconteceu algo curioso: eu aparecia menos na rotina, e o negócio passou a crescer mais. Isso só é possível quando se coloca ordem na casa. Onboarding padrão para clientes, SLAs claros, playbooks para tarefa a tarefa (como modelos de e-mail, checklists, briefings), escolha de ferramentas (CRM, automação de tarefas, relatórios) e rituais de gestão, como reuniões rápidas de acompanhamento, fazem a roda girar.
- Tempo por projeto: Descubra os serviços que mais tomam tempo e, muitas vezes, dão menos retorno.
- Margem por cliente: Não basta faturar muito, é preciso lucrar com cada contrato.
- ROI de aquisição: Quanto custa, de fato, fechar cada cliente? Se não dá lucro, não vale a pena.
- Produtividade da equipe: Equipes alinhadas entregam mais em menos tempo.
Acesse conteúdos sobre como melhorar a produtividade dentro das agências para aplicar relatórios simples, diretos e fáceis de monitorar.
Exemplos práticos: Pequenos ajustes. Grandes resultados
Para quem adora exemplos concretos, vou compartilhar situações que vi de perto (inclusive dentro da minha própria trajetória):
- Revisar pacotes e subir preço em 20% resultou na perda de 1 a 2 clientes, mas margem total subiu 35% em 4 meses.
- Cortar tarefas manuais como relatório de performance enviado “à mão” e usar uma ferramenta automática reduziu em 20 horas/mês o tempo do time.
- Encerrar contratos pontuais e concentrar em recorrência (mínimo 6 meses) tirou a equipe da urgência constante e permitiu planejamento e melhor margem.
- Focar na comunicação de valor, colocando diferenciais na mesa e mostrando cases práticos, permitiu cobrar até 50% mais do que “preço de mercado” sem objeção dos melhores clientes.
Nem sempre crescer é sobre fazer mais, mas sim fazer melhor e para quem valoriza seu trabalho.
O poder do posicionamento: Cobrar mais, trabalhar com quem respeita
Eu demorei para entender que preço é percepção. Muitas vezes, o cliente paga mais pelo mesmo serviço quando percebe valor maior. Não é apenas o que você faz, mas como apresenta, o nível de confiança, prova social e a clareza no discurso.
Se mostrar como autoridade e deixar claro quem atende (e quem não atende) faz toda diferença. Os melhores contratos que fechei foram com clientes que sabiam meu método, viram resultados e aceitaram pagar pelo processo, não por hora trabalhada. Vale investir em materiais de apresentação, cases e conteúdo relevante em canais como a seção de estratégias do blog Agências Lucrativas.
Lucratividade: Não é trabalhar mais, e sim trabalhar certo
Se eu pudesse resumir tudo, diria que virar a chave do excesso de suor e baixo retorno para jornadas melhores e lucros saudáveis depende de método, clareza nos números e propósito. Crescer o faturamento sem controle é um convite ao esgotamento. Trabalhar certo é sobre previsibilidade, processos enxutos, entregar valor e ter um bom posicionamento.
Liberdade operacional só vem com método, não com esforço cego.
Como o método AGL transforma a rotina da agência
O que descobri testando vários formatos, pessoas e modelos de agência é que não existe fórmula mágica, mas existe método. O Método AGL (Aquisição, Gestão e Lucro), estruturado na realidade das agências brasileiras, atua em três pontos vitais:
- Aquisição: cria rotina de vendas ativa, pipeline, define ICP, posicionamento de valor e previsibilidade de receita.
- Gestão: organiza processos, delega, estabelece playbooks, ritmos e coloca o dono fora da operação manual.
- Lucro: acompanha e projeta métricas financeiras, precifica certo, entende margem e maximiza receitas recorrentes.
Após mais de 5.000 agências aceleradas, vejo o quanto o método diminui o caos, melhora a margem, simplifica a operação e dá ao empreendedor algo raro: liberdade de escolher como e com quem quer trabalhar.
Se esse texto fez sentido para você e sente que chegou a hora de virar a chave, aproxime-se do ecossistema Agências Lucrativas. Networking, mentoring e playbooks de quem entende o caminho são grandes atalhos para sair do “muito trabalho e pouco lucro”. O próximo passo é seu.
Perguntas frequentes
O que causa pouco lucro em agências?
Pouco lucro normalmente vem da soma de má precificação, falta de controle financeiro, aceitação de clientes inadequados, dependência do dono em toda operação, processos confusos e ausência de cobrança por valor. Esses fatores, juntos, criam um ciclo onde o faturamento cresce, mas os custos e retrabalho consomem quase tudo, tornando a margem apertada.
Como aumentar o lucro na minha agência?
É possível aumentar o lucro ajustando a precificação (calculando custos reais + margem), definindo pacotes claros de serviço, controlando despesas, automatizando tarefas repetitivas, padronizando processos e focando em contratos recorrentes e com perfil de cliente ideal. Métricas como margem por projeto e produtividade da equipe também são guias valiosos para identificar onde melhorar.
Vale a pena trabalhar muito por pouco lucro?
Na minha experiência, esse modelo cansa e gera frustração. Trabalhar excessivamente por um retorno financeiro baixo não é sustentável a médio/longo prazo. O mais indicado é reestruturar o negócio para trabalhar certo, direcionando o esforço para o que realmente gera valor e retorno, priorizando processos, posicionamento e estratégia comercial.
Quais os erros comuns na gestão de agências?
São frequentes: não calcular margens corretamente, copiar valores da concorrência, aceitar clientes desalinhados, misturar vários papéis (venda, execução, gestão), operar sem ferramentas e rotinas comerciais, não padronizar entregas, priorizar volume em vez de margem e ignorar métricas de acompanhamento financeiro.
Como equilibrar trabalho e rentabilidade na agência?
Para alcançar equilíbrio, é importante ter processos claros, delegar funções, automatizar tarefas possíveis, focar em contratos de maior valor e, principalmente, monitorar métricas de desempenho. Só assim se reduz a dependência do dono, aumenta a previsibilidade e sobra tempo (e dinheiro) para o empreendedor viver o lado bom do negócio.
